Politique de confidentialité

Le FPI InterRent s'engage à protéger les informations personnelles dont il a la charge. La présente politique de confidentialité décrit la manière dont nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons les informations personnelles que nous recevons. Elle peut être modifiée ou mise à jour de temps à autre pour refléter les changements dans les pratiques commerciales ou les exigences légales et réglementaires, et entrera en vigueur dès qu'elle sera publiée sur notre site web.

Aux fins de la présente politique, les informations personnelles sont des informations concernant une personne identifiable et comprennent, sans s'y limiter, le nom, l'âge, la date de naissance, les informations financières, y compris les revenus et les données relatives à l'emploi, ainsi que d'autres informations similaires. Toutefois, les informations personnelles ne comprennent pas les informations anonymes ou agrégées qui ne contiennent pas d'informations personnellement identifiables.

Les sections suivantes de la présente politique exposent les meilleures pratiques que nous suivons en matière d'informations personnelles.

Responsabilité

La responsabilité finale des informations personnelles que nous recueillons incombe à notre responsable de la protection de la vie privée, qui peut déléguer cette responsabilité à d'autres membres de l'équipe au sein de notre organisation afin de garantir le respect de la vie privée. Il s'agit notamment de limiter l'accès aux informations personnelles aux membres de notre équipe qui en ont besoin, de veiller à ce que les tiers respectent cette politique par des moyens raisonnablement commerciaux ou contractuels, des politiques de protection des données, une formation continue des membres de notre équipe et des procédures pour répondre aux plaintes ou aux préoccupations en matière de protection de la vie privée.

Identifier les objectifs

Les informations personnelles que nous recueillons sont utilisées aux fins spécifiques qui sont identifiées lors de la collecte des informations, et notamment aux fins suivantes:

• Approuver les transactions commerciales, y compris les locations de suites, les baux commerciaux et les accords avec les fournisseurs et les prestataires de services tiers.
• Vérifier l'identité d'une personne.
• Pour vérifier les antécédents en matière de crédit, collecter des informations financières en vue d'accords de paiement et de vérifications, et établir des rapports de solvabilité en cas de dettes impayées.
• Pour se conformer aux lois applicables et en réponse à des demandes ou à des procédures légales et pour des transactions légales.
• Fournir des informations personnelles limitées à des tiers tels que des compagnies d'assurance, des fournisseurs de services publics et de télécommunications et d'autres prestataires de services afin de proposer des services aux résidents et d'assurer le respect des conditions du bail.
• Fournir des services aux résidents, notamment des notifications, des enquêtes de satisfaction, des événements et des services de sécurité.

 En ce qui concerne ce qui précède, nous ne collecterons et ne divulguerons que le minimum d'informations personnelles nécessaires aux fins pour lesquelles elles sont fournies, et nous veillerons à ce que toute personne utilisant ces informations respecte les lois applicables en matière de protection de la vie privée. Sur demande, nous expliquerons la nature des informations personnelles divulguées et l'objectif poursuivi.

Consentement

La collecte, l'utilisation et la divulgation des informations personnelles qui nous sont fournies nécessitent la connaissance et le consentement de la personne qui les fournit. Le consentement peut être explicite ou implicite en fonction des circonstances dans lesquelles il a été fourni et de la nature de la relation qu'une personne entretient avec nous. Lorsque des informations personnelles nous sont fournies, il est implicite que ces informations peuvent être utilisées conformément à la présente politique. À d'autres fins, nous demanderons le consentement exprès de la personne qui les a fournies.

Lorsque des informations personnelles concernant une autre personne nous sont communiquées, la personne qui les fournit doit s'assurer qu'elle dispose du consentement requis pour nous fournir ces informations. Une personne peut choisir de ne pas nous fournir d'informations personnelles ou de retirer son consentement à l'utilisation des informations personnelles. Dans ce cas, nous l'informerons de l'impact de cette décision sur les informations, les produits et les services que nous fournissons.

Limitation de la collecte

Nous nous efforçons toujours de ne collecter que les informations personnelles nécessaires aux fins pour lesquelles elles sont requises. Les informations personnelles sont généralement collectées auprès de la personne qui les fournit ou de tiers ayant donné leur accord, tels que les institutions financières, les références, les agences d'évaluation du crédit, les personnes à contacter en cas d'urgence, les employeurs, etc. Les informations personnelles peuvent également être collectées (et divulguées) lorsque la loi ou une procédure judiciaire l'exige.

Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation

Nous n'utilisons ni ne divulguons les informations personnelles que nous recevons qu'aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, pour fournir des produits et des services et pour maintenir nos obligations légales et nos relations avec nos clients.

En fonction de leur nature et de leur sensibilité, les informations personnelles peuvent être partagées sans votre consentement ou consentement implicite dans le cadre d'enquêtes juridiques, de demandes des forces de l'ordre, des tribunaux ou d'autres autorités gouvernementales, ou dans d'autres circonstances ou situations d'urgence où nous pensons raisonnablement qu'une telle divulgation est nécessaire pour protéger les droits ou la sécurité d'autrui, ou pour protéger notre propriété.

Les informations sont conservées aussi longtemps qu'elles sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées et que l'exige la législation applicable ; lorsqu'elles ne sont plus nécessaires, elles sont effacées en toute sécurité, détruites ou rendues anonymes. Les informations personnelles peuvent être conservées au-delà de la durée de notre relation avec une personne lorsque la loi l'exige ou à des fins similaires.

Précision

Les informations personnelles sont maintenues aussi exactes et à jour qu'il est raisonnablement nécessaire aux fins de leur utilisation. Nous appliquons des normes commerciales raisonnables pour nous assurer que les informations personnelles que nous conservons sont à jour et exactes et nous comptons sur les personnes qui nous ont fourni des informations personnelles pour nous informer de toute modification ou correction de ces informations.

Garanties

Nous utilisons diverses mesures de protection et de sécurité adaptées à la sensibilité des informations personnelles sécurisées. Ces mesures comprennent, sans s'y limiter, les éléments suivants:

• limiter l'accès des membres de notre équipe aux informations personnelles
• la limitation de l'accès à nos locaux professionnels
• le cryptage, les pare-feu, les mots de passe, les logiciels de détection de logiciels malveillants et d'autres mesures
• formation à la protection de la vie privée et à la sécurité des données et accords de confidentialité pour les membres de notre équipe

Les mesures susmentionnées sont utilisées pour réduire et minimiser le risque de perte, de vol, de dommages, de dommages liés à l'utilisation ou à la divulgation non autorisée d'informations personnelles..

 Enregistrements vidéo, photographies et enregistrements audio

Nous utilisons et entretenons des équipements vidéo dans nos bureaux et dans certaines des propriétés que nous possédons et gérons afin d'assurer la sécurité de nos résidents et des membres de notre équipe. Les enregistrements vidéo sont normalement conservés pendant une courte période, en fonction de la capacité et du type d'équipement utilisé, mais ils peuvent être conservés pendant des périodes plus longues si un organisme d'enquête, une autorité gouvernementale ou à des fins juridiques l'exige. Les enregistrements vidéo peuvent saisir des images, des actions ou d'autres informations identifiables et, lorsque la loi l'exige, des panneaux seront affichés pour informer qu'un équipement vidéo est en fonctionnement.

Des photographies peuvent également être prises pour documenter des incidents, l'état de nos propriétés, pour assurer la sûreté et la sécurité et à d'autres fins connexes, et elles sont conservées jusqu'à ce que l'objectif pour lequel elles ont été prises ait pris fin.

Des enregistrements audio sont également utilisés pour enregistrer les appels d'urgence, les demandes de services et les questions connexes, ainsi qu'à des fins de formation. Les enregistrements peuvent être conservés lorsque cela s'avère pertinent ou nécessaire pour des questions juridiques ou si une autorité d'enquête ou gouvernementale le demande à juste titre.

Les enregistrements vidéo, audio et les photographies sont conservés en toute sécurité et leur accès est limité aux membres de notre équipe qui peuvent avoir besoin des informations qu'ils contiennent.

Ouverture

L'accès aux informations personnelles spécifiques que nous conservons est mis à la disposition des personnes qui en font la demande. Ces informations comprennent le nom et le titre de notre responsable de la protection de la vie privée, la manière dont une personne peut accéder à ses informations personnelles, une description générale des types d'informations personnelles, la manière dont elles sont utilisées et divulguées, ainsi qu'une copie de la présente politique et toute autre information pertinente pour la demande reçue. Les membres désignés de notre équipe peuvent généralement répondre à ces demandes, mais les plaintes spécifiques ou les préoccupations restées sans réponse peuvent être transmises à notre responsable de la protection de la vie privée.

Accès individuel

Dès réception d'une demande écrite suffisamment détaillée, nous donnerons à la personne qui en fait la demande une possibilité raisonnable d'examiner les informations personnelles dont nous disposons. Afin d'éviter tout accès inapproprié à ces informations, nous pouvons également prendre des mesures pour confirmer l'identité de l'auteur de la demande. Nous répondrons aux demandes en temps utile et dans les délais prescrits par les lois applicables. Nous veillerons également à ce que, sur demande, nous corrigions ou complétions rapidement toute information personnelle dont nous disposons et dont il est dûment démontré qu'elle est incorrecte ou inexacte.   

Si nous ne sommes pas en mesure de donner accès aux informations personnelles d'une personne ou de les corriger pour des raisons juridiques, réglementaires ou autres, une explication sera fournie lorsque cela est autorisé.

Remise en question de la conformité

Si une personne estime raisonnablement que nous n'avons pas respecté les principes et les exigences de la présente politique, nous avons mis en place des politiques, des pratiques et des procédures pour répondre à de telles contestations. Une fois la contestation examinée et étudiée, le responsable de la protection de la vie privée informera la personne qui a soulevé la contestation des résultats de l'enquête et, le cas échéant, des mesures à prendre, y compris la modification des politiques et procédures internes.

Coordonnées du responsable de la protection de la vie privée

Les questions relatives à cette politique ou à nos pratiques en matière de protection de la vie privée peuvent être adressées à l'adresse suivante:

Responsable de la protection de la vie privée

InterRent REIT

207-485 rue Bank

Ottawa, ON K2P1Z2

privacyofficer@irent.com

 

Révisions de la présente politique

Nous nous réservons le droit de modifier ou d'actualiser cette politique à notre seule discrétion.

novembre 2023

Informations complémentaires - Pratiques en matière de sites web

Suivi des utilisateurs

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Liens externes

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